想要寫出一篇完整的分析檢索報告需要四個階段，這四個階段分別是準備階段、檢索階段、分析階段和撰寫階段。 

1.準備階段。 

（1）專利檢索分析人員需要了解項目的類型和背景，確定項目的目的和宗旨，并明確項目檢索的范圍，也就是了解客戶的真實需求。真實需求是專利檢索分析的原始基礎，也是做好專利檢索分析報告的重要前提。

（2） 需求方的聯(lián)系人可能并沒有真正了解或完全理解一個項目的完整背景和目的，所以很難寫出一份高質(zhì)量的甚至滿足最低要求的項目需求書。因此，專利檢索分析人員有必要主動了解項目的相關情況，不僅要與需求方的聯(lián)系人直接溝通，還要與項目相關的技術人員進行溝通和確認，從而清楚地了解整個脈絡和最終目的。專利檢索分析人員也應該通過其他途徑主動挖掘項目的一些背景信息。

（3） 專利檢索分析人員確定該項目的檢索地區(qū)范圍、語言范圍、時間范圍、文獻類型范圍、數(shù)據(jù)庫范圍以及相關技術內(nèi)容范圍。以上的每一個檢索范圍都會極大地影響后續(xù)的檢索分析工作量和檢索分析調(diào)查結(jié)果，因此需要需求方和服務方謹慎對待、達成共識。

2.檢索階段。 

專利檢索分析人員需要確定檢索主題和分類編號，編制檢索元素表，構(gòu)造檢索公式，并根據(jù)項目的檢索目的和檢索范圍進行檢索。

（1） 檢索階段的兩個最重要的指標：檢索結(jié)果的完整性和準確性。

專利檢索分析人員根據(jù)項目的實際情況做出取舍或平衡，其中最基本的考慮因素是項目的類型和目的。如果項目是大型產(chǎn)業(yè)專利分析項目，則應注意檢索結(jié)果的完整性；如果該項目是查新檢索或無效檢索項目，則應更加注意檢索結(jié)果的準確性。

（2） 檢索階段大致可以分為檢索和篩選兩個步驟。

專利檢索分析人員需要不斷地調(diào)試檢索關鍵字和分類號，構(gòu)造不同的檢索公式以獲得最佳檢索效果，即使在調(diào)試后獲得最佳檢索策略，也可能需要兩次甚至三次檢索。 篩選是排除無關專利并選擇目標專利的過程，有時稱為去噪過程。 在專利篩選中，可根據(jù)項目具體情況選擇批量篩選法或逐筆篩選法。 這樣，可以保證工作效率和結(jié)果的完整性和準確性。 當然，在數(shù)據(jù)量不大的情況下，應該盡量選擇逐一篩選的方式。

3.分析階段。 

分析階段是檢索分析項目的核心階段。專利檢索分析人員需要使用一定的分析工具和方法對專利檢索數(shù)據(jù)的結(jié)果進行處理和整合，然后將其直觀地顯示出來，或者需要將檢索結(jié)果與特定的目標進行比較，參照一定的標準，通過合理的推理，得出有傾向性的結(jié)論。

4.撰寫階段。 

撰寫是檢索分析項目的最后階段，專利檢索分析人員應首先構(gòu)建專利檢索分析報告的框架，然后在撰寫專利檢索分析報告之前，整合前幾個階段。

（1） 一份好的專利檢索分析報告不僅僅是一份“專利信息”分析報告，也不僅僅是一份“技術信息”分析報告。它應該是一份“綜合信息”分析報告，這里的“綜合信息”應該包括專利技術信息、非專利技術信息、行業(yè)信息、市場信息、法律訴訟信息等。

（2） 要寫好專利檢索分析報告，除了準備、檢索、分析三個階段外，專利檢索分析人員還要收集、整理、分析上面提到的其他信息，尤其是與專利信息關系最密切的非專利技術信息。通過對非專利技術信息的分析，可以幫助專利檢索分析人員進一步明確特定行業(yè)或技術領域的技術發(fā)展趨勢。

（3） 應該在報告的最后部分根據(jù)項目目的給出合理化建議、對策、預案或應急處理方案等，這些建議或?qū)Σ呖梢允蔷唧w化的，也可以是方向性的，甚至是無方向性的，而只是給出每種可能的對策的客觀評價。